Gestion des tâches parallèles et management de projets

Bonjour,

Vous les attendiez ? Les voici ! Avec la gestion des tâches parallèles et votre logiciel Groupcamp de management de projets, vous pouvez désormais affecter plusieurs membres d'un projet sur une même tâche.

La gestion des tâches parallèles vous permet de suivre le travail de chacun sur une tâche. Les usages sont multiples et vous ne pourrez bientôt plus vous en passer ! Nous avons également ajouter des fonctionnalités de notification sur la terminaison des tâches parallèles.

Important : le nombre max. de personnes affectées sur une tâche dépend de la gamme de GroupCamp Projet, voir la page des prix. 

Important aussi : si vous utilisiez l'affectation d'une tâche à un nom d'entreprise. Ces tâches ont été converties en tâches parallèles avec maintenant toutes les personnes de l'entreprise en affectation. Attention, en fonction de votre gamme, le nombre de personnes est limité. La gestion des tâches parallèles remplace cette fonctionnalité.

Gestion des tâches parallèles dans le widget de création et d'édition d'une tâche

Lorsque vous avez activé les tâches parallèles dans les paramètres de l'application Tâches, vous pouvez ajouter plusieurs membres d'un projet sur une même tâche. 

Chaque personne peut terminer sa propre tâche. La terminaison de la tâche de tête est indépendante : elle n'est pas automatiquement terminée lorsque toutes les tâches parallèles sont terminées.

Dans les paramètres de l'application Tâches, vous pouvez décider des droits sur la terminaison des tâches parallèles :

Par exemple avec le paramétrage ci-dessus, seule la personne en affectation (en plus des Administrateurs ou Gestionnaires) peut terminer sa tâche parallèle. Ce qui évite notamment les erreurs de terminaison. 

Gestion des tâches parallèles : notifications sur terminaison d'une tâche

Lors de nos premiers essais internes avec les tâches parallèles, la notification automatique de tous les abonnés (toutes les personnes affectées + le créateur + les personnes ajoutés) qui est pratique quand il y a 2 ou 3 abonnés et une seule personne affectée est vite devenue assez pénible quand 8 personnes sont affectées à une même tâche.

Bref, nous avons revu notre copie et ajouté la fonctionnalité suivante :  

Vous pouvez ainsi choisir votre fonctionnel en fonction de vos besoins :

• si vous voulez des notifications (activer ou désactiver la fonctionnalité),
• quand il faut notifier : sur chaque terminaison, quand toutes les tâches parallèles sont terminées, proposer à l'utilisateur qui termine une tâche de choisir qui il veut notifier,
• et qui notifier : le créateur de la tâche seulement, le créateur + les Administrateurs ou Gestionnaires présents dans le projet, tous les abonnés.

Voici comment se présente le mail de notification :

Gestion des tâches parallèles, date de début, temps estimés et pourcentage d'avancement

Lorsque tous les paramètres sont activés, le widget de création et d'édition des tâches se présente ainsi :

Tant que toutes les tâches parallèles ne sont pas commencées (avancement des tâches parallèles > 0%), si la date de début est passée, la tâche de tête est indiquée en retard (date de début de la tâche en rouge).

A noter : le temps estimé de la tâche de tête est égal à la somme des temps estimés des tâches parallèles.

Cette tâche est affichée dans les retards de la Synthèse du projet et dans les retards du tableau de bord personnel de Anne.

A lire également, notre blog sur les dates début et le pourcentage d'avancement des tâches.

Gestion des tâches parallèles : adaptation de la création des tâches par email  (drop box tâches)

Lorsque vous utilisez la drop box de l'application Tâches pour créer des tâches en les envoyant par email, les personnes en affectation A..: seront toutes affectées à la tâche (si la limite de votre gamme le permet, sinon les autres seront positionnés en abonnés). Pour en savoir plus sur la création de tâche par email, lire le blog sur la drop box de tâches.

A noter que nous avons également fait évoluer les fonctions suivantes qui prennent en compte les tâches parallèles :

• l'export Excel des tâches d'un projet propose désormais un onglet où se trouvent toutes les affectations,
• la WebApp iPhone et Android présente les tâches parallèles et permet la modification du % d'avancement,
• les emails de notification sur les tâches ont été mis à jour : sujet des emails avec la personne et le libellé de la tâche,
• le gadget Gmail pour les utilisateurs Google Apps permet les tâches parallèles,
• la notification hebdomadaire intègre les tâches parallèles. 

Nous espérons que vos retours seront nombreux - n'hésitez pas à nous en faire part au support. 

Bonnes gestion des tâches parallèles !
GroupCamp